Vorsätze vs. Backlog: Warum ich keine Neujahrsvorsätze mache, sondern mein persönliches Backlog priorisiere

Weniger moralischer Druck, mehr Flow: So machst du aus guten Absichten konkrete, machbare Schritte, wie im Produktteam, einfach mit dir selbst.

Ich habe ein angespanntes Verhältnis zu Neujahrsvorsätzen. Nicht, weil ich grundsätzlich gegen gute Absichten bin, im Gegenteil. Ich mag gute Absichten sogar sehr. Sie riechen kurz nach Mitternacht nach frischer Luft, nach „Jetzt aber wirklich”, nach neuem Notizbuch, das man natürlich diesmal nicht nach drei Tagen verlegt. Nur habe ich über die Jahre gemerkt: Meine Vorsätze klingen oft wie ein Vertrag, den ich im emotionalen Ausnahmezustand unterschreibe, und zwar mit einer Version von mir, die ich im Alltag selten antreffe.

Das Januar-Ich ist ein spezieller Typ. Es steht auf, streckt sich, trinkt Wasser, lächelt in den Spiegel und denkt: „Dieses Jahr wird mein Jahr.” Es glaubt an den Menschen. Es glaubt sogar an mich. Und es ist überzeugt, dass ab sofort alles leicht wird, weil der Kalender eine neue Zahl zeigt. Als ob mein Hirn am 1. Januar eine Art Gratis-Update bekommt, inklusive Bugfix „Prokrastination” und Feature „Disziplin in 4K”.

Das Problem kommt ein paar Tage später, wenn mein ganz normales Ich wieder auftaucht. Das Ich, das morgens nicht meditierend auf dem Balkon sitzt, sondern mit einem Kind, das plötzlich heute eine Unterschrift braucht, einem Termin, der unerwartet explodiert, und dem realistischen Bedürfnis nach Kaffee, bevor ich überhaupt irgendeine Lebensveränderung in Betracht ziehe. Genau dieses Ich soll dann einen Vorsatz umsetzen, den das Januar-Ich in einem Anfall von Optimismus formuliert hat wie eine Gesetzesänderung.

„Ich mache mehr Sport.” Aha. Mehr als was, genau? Mehr als die drei Schritte vom Schreibtisch zur Küche? Mehr als das Treppensteigen, wenn der Lift gerade wieder Streik übt? Und wann bitte? Zwischen Arbeit, Familie, Alltag und dem Moment, in dem ich abends feststelle, dass mein Energielevel irgendwo zwischen „leer” und „wurde von einem Staubsauger gefressen” liegt?

„Ich ernähre mich gesünder.” Auch schön. Klingt ungefähr so konkret wie „Ich werde künftig bessere Entscheidungen treffen.” Ja klar, danke. Und dann stehe ich um 12:17 Uhr zwischen zwei Meetings vor dem Kühlschrank und führe Verhandlungen mit einer angebrochenen Packung Raclettekäse, die mich ansieht wie ein sehr überzeugender Lobbyist.

„Ich lese mehr.” Ich liebe Lesen. Wirklich. Aber wenn mein Vorsatz bedeutet, dass ich mir eine Liste von zwölf Büchern schreibe, die alle dick sind, alle klug wirken und alle nach spätestens 14 Seiten zu Dekoration werden, dann brauche ich keinen Vorsatz, sondern ein Regalmanagement.

Ich glaube, das Kernproblem ist nicht mangelnder Wille. Das Kernproblem ist Unschärfe. Vorsätze kommen oft ohne klare Definition daher. Keine messbare Grenze, kein sichtbares Ergebnis, kein „Woran merke ich, dass ich es geschafft habe?”. Es bleibt ein nebulöses „ab jetzt immer”, und „ab jetzt immer” ist ein fieser Satz. Er hat diesen moralischen Unterton, der sofort Schuldgefühle produziert, sobald man einmal nicht liefert. Und weil das Leben garantiert Momente einbaut, in denen man nicht liefert, verwandelt sich ein gut gemeinter Vorsatz schnell in eine kleine, regelmässige Erinnerung daran, dass man wieder nicht perfekt war.

Ich habe irgendwann gemerkt: Wenn ich einen Vorsatz brauche, damit ich mich wie ein guter Mensch fühle, dann läuft schon etwas schief. Ich möchte nicht in ein neues Jahr starten mit einem Katalog an Dingen, die ich mir selbst vorwerfe, bevor ich überhaupt richtig wach bin. Ich möchte starten mit Klarheit. Mit etwas, das ich im Alltag wirklich steuern kann.

Und noch etwas: Meine Vorsätze ignorieren oft meine Kapazität. Das Januar-Ich plant wie ein Grosskonzern mit unbegrenztem Budget. Mein reales Ich arbeitet eher wie ein kleines Team mit parallelen Baustellen, beschränkter Energie und einem Kalender, der sich manchmal anfühlt wie ein Tetris-Spiel auf höchster Stufe. Wenn ich理解, dass meine Zeit und Energie begrenzt sind, dann wird „mehr” plötzlich zur falschen Frage. Die bessere Frage lautet: Was lasse ich weg, damit das Wichtige Platz bekommt?

Darum mache ich heute keine Neujahrsvorsätze mehr im klassischen Sinn. Ich mache etwas, das weniger romantisch klingt, aber deutlich besser funktioniert: Ich behandle meine Absichten wie Arbeitspakete. Nicht wie eine moralische Verpflichtung, sondern wie Optionen. Ich sammle sie, ich formuliere sie konkret, und ich entscheide bewusst, was zuerst kommt. Kurz gesagt: Ich ersetze Vorsätze.

Ich baue mir ein persönliches Backlog.

Und ja, das klingt ungefähr so sexy wie „Ich sortiere meine Socken nach Prozessreifegrad”. Aber es hat einen Vorteil, der mich jedes Jahr wieder überzeugt: Es bringt mich ins Tun, ohne dass ich mich dabei selbst anlügen muss.

Damit du kurz für dich einchecken kannst, bevor wir in dieses Backlog-Ding einsteigen:

• Welche drei Vorsätze hast du schon mindestens zweimal recycelt, weil sie sich gut anhören, aber nie wirklich landen?

• Und wenn du an den 31. Januar denkst: Was wäre ganz konkret sichtbar verstanden, wenn es diesmal wirklich geklappt hätte?

Mein persönliches Backlog, weniger Schuldgefühl, mehr Klarheit

Irgendwann habe ich angefangen, meine Vorsätze wie ein Produkt zu behandeln, nicht wie ein Gelübde. Ich weiss, das klingt im ersten Moment leicht nerdig. Es ist aber erstaunlich befreiend, weil ich damit etwas Erlaubtes tue: Ich darf Dinge wollen, ohne dass ich sie sofort versprechen muss. Genau da setzt mein persönliches Backlog an.

Ein Backlog ist für mich keine To-do-Liste. Eine To-do-Liste schreit mich gerne an. Sie wird länger, wenn ich gestresst bin, und sie wächst besonders zuverlässig dann, wenn ich eigentlich weniger brauchen würde. Ein Backlog verhält sich anders: Es sammelt Optionen. Es sagt nicht „Du musst”, sondern „Du könntest”. Allein dieser Unterschied senkt bei mir den inneren Druck spürbar. Ich merke dann nicht zuerst, was ich alles nicht mache, sondern ich sehe, was mir wichtig ist.

Ich baue dieses Backlog in einer Viertelstunde. Kein App-Zirkus, kein neues System, keine farbigen Kategorien, die nach drei Tagen niemand mehr pflegt. Ich nehme eine Notiz, Papier oder Handy, beides geht. Dann mache ich einen Brain Dump, zehn Minuten, ohne zu bewerten. Alles rein, was mich beschäftigt, was mich nervt, was mich reizt, was ich ewig schon machen wollte. Auch die Dinge, die nicht „produktiv” wirken. Gerade die.

Damit das nicht in Chaos endet, sortiere ich danach in vier Schubladen, die ich mir irgendwann als pragmatischste Einteilung zurechtgelegt habe:

Energie: Schlaf, Bewegung, Essen, Erholung.
Ordnung: Admin, Haushalt, Finanzen, Papierkram.
Wachstum: Lernen, Projekte, Kreatives, berufliche Entwicklung.
Verbindung: Familie, Freunde, Partnerschaft, Menschen, die mir wichtig sind.

Allein dieses Sortieren wirkt wie ein kleines Diagnose-Tool. Wenn bei mir „Ordnung” überquillt, weiss ich, warum ich mich latent überfordert fühle. Wenn „Verbindung” leer bleibt, merke ich, dass ich gerade zu sehr nur funktioniere. Und wenn „Energie” nur aus dem Eintrag „mehr schlafen” besteht, dann ist die Lage auch klar, ich brauche keine weitere Analyse, ich brauche ein Bett.

Dann kommt der entscheidende Schritt, und der ist so simpel, dass er fast beleidigend klingt: Ich schneide die Items klein. Wirklich klein. So klein, dass mein Alltag nicht sofort dagegen protestiert.

Denn „mehr Sport” ist kein Backlog-Item. Das ist ein Plakat. Ein Backlog-Item ist eine nächste Aktion, die ich in meinem echten Leben umsetzen kann, selbst an einem Mittwoch, an dem alles schief läuft.

Ich mache das zum Beispiel so:

• Statt „mehr Sport” schreibe ich „2x pro Woche 20 Minuten spazieren, Dienstag und Donnerstag, nach dem Abendessen”.

• Statt „gesünder essen” schreibe ich „3 Abendessen definieren, die immer gehen, Einkaufsliste speichern”.

• Statt „weniger Stress” schreibe ich „1 Termin pro Woche als Puffer blocken”.

• Statt „besser organisiert” schreibe ich „Steuerordner 2025, 30 Minuten, nur Belege sortieren”.

Wenn ich das tue, passiert etwas Interessantes: Aus einem Wunsch wird eine Handlung. Aus einer moralischen Forderung wird ein konkreter nächster Schritt. Und plötzlich kann ich auch ehrlich zu mir sein. Ich muss nicht behaupten, dass ich ab jetzt ein neuer Mensch bin. Ich muss nur entscheiden, ob ich am Dienstag 20 Minuten rausgehe. Das kann ich.

Damit du dir das konkret vorstellen kannst, hier ein Mini-Beispiel, wie mein Backlog nach so einem Brain Dump aussehen kann. Nicht schön formatiert, nicht perfekt, aber brauchbar:

Energie

• 3 Abende pro Woche 15 Minuten früher ins Bett, Start: nächste Woche

• Mittagspause: 10 Minuten draussen, ohne Handy, 2x pro Woche

Ordnung

• Passwort-Manager: 5 wichtigste Logins sauber hinterlegen

• „Schublade des Schreckens” im Flur: 20 Minuten, nur Müll raus

Wachstum

• 1 KI-Use-Case für Unterricht vorbereiten, 45 Minuten Fokus

• Ein Buch auswählen, 15 Minuten lesen, Samstagmorgen

Verbindung

• Mit jedem Kind 30 Minuten 1:1 Spaziergang, ohne Handy, am Wochenende

• Eine Person anrufen, die ich zu lange nicht gehört habe, Mittwoch 18:30

Du siehst vielleicht schon, was ich daran mag: Das Backlog wirkt wie eine Landkarte. Es zeigt, wo ich hin will, ohne dass ich so tue, als hätte ich unendlich Zeit. Und es erlaubt mir auch, Dinge dort liegen zu lassen, ohne schlechtes Gewissen. Ein Backlog darf wachsen. Es ist normal, dass nicht alles sofort drankommt. Das ist kein persönliches Versagen, das ist Kapazitätsmanagement, nur ohne PowerPoint.

Wenn ich das Backlog so verstehe, kann ich sogar freundlich mit mir bleiben. Wenn eine Woche chaotisch war, dann hat das nicht „meinen Vorsatz zerstört”, sondern ich habe ein Item nicht gezogen. Punkt. Nächste Woche kann ich es wieder ansehen. Kein Drama, keine Selbstanklage, kein inneres Tribunal.

Zwei Fragen für dich, damit du direkt in deinen eigenen Modus kommst:

• Welche Schublade wäre bei dir spontan am vollsten, Energie, Ordnung, Wachstum oder Verbindung?

• Und welches Thema lässt du liegen, weil es zu gross wirkt, obwohl es dich eigentlich entlasten würde, wenn du nur den ersten kleinen Schritt machen würdest?

Priorisieren wie ein PO: 1 Quartal, 3 Themen, 1 Ritual

Jetzt kommt der Teil, der aus einem hübschen Backlog eine echte Veränderung macht: Priorisierung. Nicht als PowerPoint-Übung, sondern als ziemlich konkrete Entscheidung gegen das Gefühl, dass alles gleichzeitig wichtig ist. Ich habe das lange unterschätzt. Ich dachte: „Wenn ich schon weiss, was ich machen will, dann mache ich es einfach.” Tja. Mein Alltag hat dazu eine klare Meinung, und sie lautet: „Süss.”

Darum tue ich etwas, das ich aus der Produktwelt gnadenlos adaptiert habe: Ich plane nicht mein ganzes Jahr. Ich plane ein Quartal, also ungefähr 90 Tage. Das ist kurz genug, dass ich mich nicht selbst anlüge, und lang genug, dass ich echte Effekte sehe. Und ich zwinge mich zu einem Entscheid, der anfangs schmerzt, aber später sehr angenehm wird: Ich wähle nur drei Themen.

Drei.

Nicht sieben, nicht zwölf, nicht „eigentlich alles”. Drei Themen fragt mein Hirn zwar sofort: „Und was ist mit den anderen wichtigen Dingen?” Ich antworte dann: „Die kommen ins Backlog. Sie sterben nicht. Sie warten.” Das klingt banal, ist aber psychologisch Gold wert, weil es den inneren Alarm ausschaltet. Ich vergesse nichts, ich verschiebe nur bewusst.

Meine drei Themen sind meistens so formuliert, dass sie wie eine Richtung wirken, nicht wie eine Checkliste. Zum Beispiel:

• Energie stabilisieren

• Admin reduzieren

• Verbindung pflegen

Ich schreibe mir diese drei Themen gut sichtbar hin. Nicht, weil ich mich motivieren muss, sondern weil ich mich im Alltag ständig daran erinnern muss, was ich nicht tue. Das ist der witzige Teil am Priorisieren: Es geht weniger um „Was mache ich?”, und mehr um „Was lasse ich bewusst sein, damit ich überhaupt fertig werde?”

Dann setze ich mir ein WIP-Limit. Ja, wirklich. Ich begrenze meine parallelen Baustellen. Ich weiss, das klingt nicht nach Freiheit. Es fühlt sich am Anfang auch nicht so an. Es fühlt sich an wie: „Warum darf ich nur drei Dinge gleichzeitig aktiv haben, ich bin doch ein erwachsener Mensch!” Bis ich merke, dass „gleichzeitig aktiv” bei mir meistens bedeutet: überall ein bisschen anfangen, nirgends abschliessen, und am Ende der Woche eine Sammlung halbfertiger Vorhaben besitzen, die mich passiv aggressiv anschauen.

Mein persönliches WIP-Limit ist: maximal drei aktive Items. Aktiv heisst: ich arbeite diese Woche wirklich daran. Alles andere liegt im Backlog und bekommt meine volle Erlaubnis, dort zu liegen. Wenn mich etwas Neues reizt, dann darf es rein, aber ich ziehe es erst, wenn ich etwas abgeschlossen habe. Manchmal flucht mein inneres „Oh wow, shiny”-Ich kurz, dann beruhigt es sich wieder.

Damit das nicht nur ein schöner Vorsatz wird, brauche ich ein Ritual. Kein grosses. Kein „neues Ich”-Ritual. Ein realistisches. Ich mache eine Weekly Review, 20 Minuten, immer im gleichen Slot. Bei mir funktioniert Sonntagabend gut, manchmal auch Montagmorgen, je nachdem, wie die Woche tickt. Ich blocke mir das wie einen Termin. Nicht, weil ich so diszipliniert bin, sondern weil ich genau weiss: Wenn ich es nicht blocke, frisst es der Alltag.

In dieser Weekly Review stelle ich mir drei Fragen. Mehr nicht. Ich will mich nicht analysieren, ich will steuern.

1. Was ist fertig?
   Fertig heisst: wirklich abgeschlossen, nicht „fast”. Ich halte es kurz fest. Das ist nicht Selbstbeweihräucherung, das ist Sichtbarkeit. Mein Hirn vergisst sonst zuverlässig, dass ich etwas geschafft habe.

2. Was blockiert?
   Wenn etwas seit zwei Wochen liegt, dann ist es selten Faulheit. Meistens ist es unklar oder zu gross. Dann mache ich den Blocker selbst zum Item. Beispiel: Statt „Steuerkram machen” wird „10 Minuten: Login prüfen und Unterlagenliste erstellen”. Sobald der Einstieg klein genug ist, bewegt es sich wieder.

3. Was sind meine Top 3 für nächste Woche?
   Top 3 heisst: Wenn ich nur diese drei Dinge mache, dann war die Woche gut investiert. Und ich schreibe sie als nächste Aktionen, nicht als Wünsche.

Damit das Ganze nicht in eine Excel-Hölle kippt, halte ich die Messung bewusst simpel. Ich brauche keine Diagramme. Ich brauche Sichtbarkeit:

• Ein Haken im Kalender, wenn ich die Sache gemacht habe

• Eine kurze Notiz „Done” mit Datum

• Oder ein Satz im Journal, maximal eine Zeile

Der wichtigste Punkt ist dabei fast ein bisschen frech: Ich messe Erfolg nicht daran, ob ich alles perfekt mache. Ich messe Erfolg daran, ob ich das Ritual durchziehe. Wenn ich jede Woche 20 Minuten wirklich priorisiere und meine Top 3 setze, dann gewinne ich langfristig. Auch wenn einzelne Items mal rutschen. Das ist normal. Sogar bei mir, und ich habe beruflich wirklich genug Übung darin, so zu tun, als hätte ich alles im Griff.

Wenn du das nachmachen willst, mach es dir bitte leicht. Starte nicht mit einem grossen Lebensumbau. Starte mit einem Quartal und drei Themen. Und setze dir ein WIP-Limit, das sich fast zu klein anfühlt. Genau dann wirkt es.

Zwei Fragen für dich, ganz konkret:

• Wenn du dir jetzt sofort ein WIP-Limit setzen müsstest, wären es eher 2, 3 oder 5 aktive Dinge gleichzeitig, und warum genau so viele?

• Welcher fixe Zeitpunkt in deiner Woche eignet sich für deine 20 Minuten Review am besten, Sonntagabend oder Montagmorgen?

Abschliessende Gedanken

Ich mache keine Neujahrsvorsätze mehr, weil ich mich nicht jedes Jahr erneut mit grossen Worten überfordern will. Ich will handeln, auch dann, wenn der Alltag laut wird. Mein persönliches Backlog hilft mir dabei, weil es Wünsche in machbare Schritte übersetzt. Die Priorisierung schützt meinen Fokus, und das kleine Weekly-Review-Ritual sorgt dafür, dass ich dranbleibe, ohne mir selbst dauernd Druck zu machen.

Wenn du nur eine Sache mitnimmst, dann diese: Starte klein, entscheide bewusst, begrenze dein WIP. Du brauchst kein neues Ich. Du brauchst einen nächsten Schritt, der wirklich in deine Woche passt.

Ich wünsche dir ein gutes neues Jahr, mit klaren Prioritäten, genug Energie und einem Backlog, das dich unterstützt statt stresst. Was ist dein erstes kleines Item, das du diese Woche auf „Done” bringen willst?